| 敬业心 | 2018-11-16 15:02 |
有限公司股东会应该怎么开？作者：刘航琦，稼轩律师事务所实习律师 根据《公司法》第三十六条规定，有限责任公司股东会由全体股东组成。股东会是公司的权力机构，依照本法行使职权。《公司法》第三十七条第一款对股东会的职权列举规定如下： (一)决定公司的经营方针和投资计划; (二)选举和更换非由职工代表担任的董事、监事，决定有关董事、监事的报酬事项; (三)审议批准董事会的报告; (四)审议批准监事会或者监事的报告; (五)审议批准公司的年度财务预算方案、决算方案; (六)审议批准公司的利润分配方案和弥补亏损方案; (七)对公司增加或者减少注册资本作出决议; (八)对发行公司债券作出决议; (九)对公司合并、分立、解散、清算或者变更公司形式作出决议; (十)修改公司章程; (十一)公司章程规定的其他职权。 值得注意的是，股东会并非常设机构，而是以会议形式运行的。除了公司法第三十七条第二款规定的例外情况——即“对前款所列事项股东以书面形式一致表示同意的，可以不召开股东会会议，直接作出决定，并由全体股东在决定文件上签名、盖章。——之外，股东会行使职权须以会议方式进行。有限公司如何顺利召开股东会，使之发挥应有的职能?股东会的召开应当经过哪些法定程序?如何避免因程序瑕疵影响股东会决议的效力?本文拟就此作以归纳和阐释。 一、召开时间 根据《公司法》第三十九条规定，股东会会议分为定期会议与临时会议，二者召开的时间有所不同。定期会议应当依照公司章程的规定按时召开，实务中多数公司一年召开一次定期会议;临时会议的召开时间并不固定，需由法定主体提议后才能召开。具体如下： 二、会议召集 根据《公司法》第二十二条第二款规定， 股东会或者股东大会、董事会的会议召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者公司章程，或者决议内容违反公司章程的，股东可以自决议作出之日起六十日内，请求人民法院撤销。可见，召集程序不合法或不合乎章程规定，将会影响股东会决议的法律效力，因此股东会会议的召集程序应当引起重视，从程序上杜绝瑕疵，从而防范因决议被撤销带来的法律风险。召集程序的具体内容及流程如下： (一)确定召集人 召开股东会之前首先要确认召集人。召集人负责会议通知的发放以及会议整体安排等重要事项。根据《公司法》第四十条的规定，股东会会议的召集人有按以下顺位确定：董事会(执行董事)→ 监事会(监事)→ 代表1/10以上表决权的股东，即首先应当由董事会召集;董事会不能履行或者不履行召集股东会会议职责的，由监事会召集;监事会不召集的，代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集。 (二)发出通知 1、通知发出的主体 会议通知人即为本次会议的召集人。 2、通知的对象 召开股东会会议应通知公司全体股东。股东参加股东会会议与其出资情况无关，无论该股东是否已实缴出资，也无论其持股多少，只要其为记载于股东名册的合法股东，均有权利参加会议。 另外，召开股东会会议也应当通知需要列席的人员。根据公司法第150条的规定，若股东会要求董事、监事、高级管理人员列席会议的，董、监、高应当列席并接受股东的质询。因此，若存在有必要列席的董事、监事、高管等，股东会会议通知也应当按时送达上述人员。 实务中，稼轩律师在服务过程中，经常被企业邀请协助会议筹备和召开过程的指导和见证，经验表明，有律师参与的股东会会议程序和内容两方面均表现了较高的质量，能有效避免法律风险。 3、通知的送达 (1)实践中，建议首选邮寄送达的方式。该种方式能够确保通知准确送达并方便留存证据。选择该种方式需注意以下几点： ①收件地址应确保有效，首选公司章程等内部文件中经本人确认的预留地址(此时便更加显得在协议或章程中约定联系方式的条款有多么必要!)，其次应选择开会人实际可以接收到的地址; ②寄送之后，请取回并妥善留存盖有邮戳的EMS快递底单或登陆邮政官网打印送达签收的物流信息。 #延伸阅读：邮政特快专递面单填写指引 (2)电子邮件、派专人送达等可作为补充方式。若公司留有本人确认的电子邮件地址，可向该地址发送股东会会议通知，建议通知人提前在邮箱中设置邮件查看的自动发送回执，以便将对方打开邮件的证据予以固定留存。若知道股东所在地，可派专人送达并让签收人在送达回执上签字，不签字的需留存相关证明。 (3)穷尽上述方式均未能送达的，可选择公告方式送达。通过报纸公告发布开会通知或在公司的公告栏张贴股东会召开通知。 4、通知的时间 根据公司法的规定，有限公司召开股东会应当提前15日通知，但是公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。因此，若章程另有约定，则通知时间可以少于15日。 需注意的是，一般认为通知期限不包括在途时间，应以股东收到通知之日为准，且通知的时间不包括开会当日。在通知文件中，落款时间尤为重要，必须符合公司法或章程对于通知时间的规定。 5、通知的内容 会议通知的内容应当包括会议的时间、地点、明确的议题以及与议题相关的附件等。 需注意：在会议通知发出后，召集人不得再提出通知中未列出的新事项。如需修改审议事项的，应当修改后重新确定会议时间并重新发出通知。通过会议通知，股东可以先行了解待审议的具体事项，并充分调查、考量并形成内部意见，以便在股东会会议上充分讨论，并作出合理有效的决策。 三、召开股东会 (一)开会前的准备程序 1、确定会议主持人。会议主持人负责掌握会议进程、维持会议秩序等，对于推动股东会会议的顺利召开具有重要作用。根据《公司法》第40条的规定，股东会会议的主持人与召集人有关，具体而言： (1)董事会召集。若股东会会议是董事会召集，则董事长是主持人。董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长主持;副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事主持。(即：董事长 → 副董事长 → 半数以上董事共同推举一名董事) (2)监事会召集。若股东会会议是监事会召集，则监事会主席是主持人。 (3)股东召集。若股东会会议是股东召集，则由该股东自行主持。 2、准备并发放会议材料。开会前应当将会议相关文件准备完毕，临会前将表决票发放给各参会股东，并将与议案相关的文件提前打印成册发放给各参会股东及列席人员，以便在开会过程中股东能够全面了解议案内容与决策风险。 3、股东签到。到会股东应在股东会签表上签到，并在指定位置入座。这时还应查验股东身份，若存在自然人股东委托他人代为出席会议的情况，需收集授权委托书等资料。 4、统计到会股东人数及持股比例。会议开始前相关人员统计到会股东人数、持股比例等并交给主持人宣布。 5、宣布会议开始：主持人宣布到会人数及所代表的股权比例符合公司法及公司章程关于召开股东会会议的相关规定，股东会合法有效，会议开始。 (二)逐项审议各项议案 按照会议流程，由各负责人逐项展示、讲解各项议案，股东间可充分讨论、质询，对议案提出建议与意见。 (三)对议案进行表决 1、享有表决权的主体 原则上，所有出席会议的股东均享有表决权。 2、按照出资比例确定股东享有的表决权及例外 《公司法》第四十二条规定：“股东会会议由股东按照出资比例行使表决权;但是，公司章程另有规定的除外。”当前实务中，在章程无另外约定的情况下，股东一般按照其认缴的出资比例行使表决权。股东权利是基于股东资格享有的对公司的管理权和资产收益权，因此股东行使表决权与是否实缴出资无必然关系。另外，从实操的角度看，若采用实缴比例表决，则可能出现股东均未实缴的情况，公司股东会将无法召开，因此，《公司法》第42条规定的按出资比例行使表决权，应理解为认缴比例。 若章程另有约定，则应按照章程约定行使表决权，比如：公司章程约定每位股东享有的表决权相同或股东按照一人一票表决，也未尝不可。 3、表决方式 出席会议的股东，应当对提交表决的每项议案发表同意、反对或弃权的意见，在表决票上明确作出选择，实践中一般采取记名方式投票表决。有些公司还会专门安排监票人负责监票。 4、决议通过规则 股东会的决议有普通决议和特别决议之分。一般而言，股东会作出普通决议，应当经代表过半数表决权的股东通过。股东会作出特别决议，应当经代表2/3以上表决权的股东通过。 分类审议内容通过规则 普通决议(1)决定公司的经营方针和投资计划。(2)选举和更换非由职工代表担任的董事，决定董事报酬。(3)审议批准董事会的报告。(4)审议批准监事会或者监事的报告。(5)审议批准公司的年度财务预算方案、决算方案。(6)审议批准公司的利润分配方案和弥补亏损方案。(7)决定发行公司债券“实行资本多数决”; 由公司章程自行规定 特殊决议(1)决定公司增加、减少注册资本必须经代表2/3以上表决权的股东通过 (不可用章程改变) (2)决定公司合并、分立、解散、变更形式。 (3)修改公司章程。 需注意，上述规定的二分之一与三分之二的比例为议案表决通过的最低标准，公司章程可在公司法允许的范围内另行约定。例如，公司章程可在通过比例的基础上增设其他条件或提高决议通过的比例，但不能降低限度，否则属于违反公司法的强行规定。 6、主持人宣读决议并询问股东是否存在异议。 (四)形成股东会决议、制作会议记录并签字 1、形成股东会决议 股东会会议召开完毕后应当形成合法有效的股东会决议，决议内容应当包括出席会议的股东人数及其代表的表决权总和、每项议案的表决结果、各项议案表决通过的具体比例及表决方式等。股东会决议的结果应当真实、客观，不得伪造，不得违反法律法规及公司章程。各参会股东应在决议上签字确认。 2、制作会议记录 (1)《公司法》第四十一条规定，股东会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。会议结束后，各股东应核对会议记录并确认签字。 (2)会议记录一般记载以下内容：①会议时间、地点、议程、召集人;②出席会议的股东和代理人;③会议主持人以及列席会议的人员;④每项议案的审议经过、发言要点和表决结果;⑤股东的质询意见或建议以及相应的答复或说明;⑥计票人、监票人姓名等。 综上，本文就有限公司股东会的召开程序作了简要解读，希望对各位读者有所帮助。股东会会议的召开事关公司及股东利益，应当予以重视，从程序上保障股东权利、规范公司经营决策流程，防范公司治理风险，为公司合理决策、合法决策提供法律指引和法律保障。 |
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