秘书如何参与企业文化建设
秘书如何参与企业文化建设企业文化是一个企业在长期发展过程中，由企业家团队倡导，为全体员工认同并践行的价值观念与行为模式，其核心是价值观念体系。企业文化建设的改革始于最高管理者，他们首先要作出企业文化建设与变革的决策。在这之后的实施过程，或者由外部咨询机构介入，或者由企业自身进行。其基本运作程序包括：企业文化的调查与诊断、企业文化方案的设计、企业文化方案的实施、企业文化的完善与创新。在企业文化建设与变革过程中，企业秘书的全程服务不可或缺。
企业文化诊断中的信息服务工作
实施企业文化建设与变革，首先要进行企业文化诊断。秘书要协助相关人员收集调研材料，为企业文化诊断做好信息准备。
（1）收集企业资料。
企业资料包括公司章程，企业年初计划与年终总结，企业宣传资料及内部刊物，企业人力资源状况，企业奖惩人员的情况，企业相关咨询资料，企业员工调查资料，企业员工手册，企业纲领性文件，企业组织机构和部门岗位职责，企业规章制度，企业竞争对手情况等。提供这些材料的目的是为了透过散落在其中的闪光点，归纳提炼企业文化的相关因素，使企业文化的建设和变革能够有的放矢。
（2）观察企业文化现状。
观察企业有形的建筑设施和无形的制度及行为方式，并与企业的文化观念相对照，判断企业文化的取向和包容度。一个企业的建筑和环境反映了领导和员工的追求、志趣，以及对企业的态度。美国管理学家特伦斯•迪尔和阿伦•肯尼迪认为：“尽管公司花在自己办公大楼上的投资与其经营毫不相干，但毫无疑问，它与文化有关。”规章制度是文化的保证体系，其本身就是一种文化，因此秘书要研究规章制度的导向和执行情况，看这些规章制度是否人性化，员工是否形成了良好的习惯和传统。总之，看一看制度的导向，看一看人们的行为和工作态度，就可以了解和判断企业文化的现状。
（3）进行问卷调查与访谈。
设计调查问卷，进行企业文化调研，为下一步的分析求证提供强有力的支持。秘书应协助相关部门和专家设计调查问卷，进行问卷发放和回收，确保问卷调查的覆盖率和反馈内容的保密性与真实性。文化访谈包括对企业领导和一般员工的分层访问的座谈，这是了解企业文化的捷径。对基层干部和一般员工进行访问，可以较准确地判断出企业文化的建设程度。秘书应协助相关专家组织访谈，记录和整理相关资料。
企业文化方案制定过程中的协助工作
在对企业文化进行充分调研、分析、论证的基础上，按照企业文化总体架构模式总结、提炼、设计目标企业文化，形成企业文化方案。在企业文化方案形成过程中，秘书不是主持者和表决者，而是重要的协助者。具体表现在：
（1）起草和收集供领导选择的多种可行方案。企业文化方案以精神文化设计为主。企业精神文化主要包括：企业的愿景与使命、企业核心价值观、企业精神、企业作风和相关领域的价值理念等。如果是委托专家学者研究、草拟企业文化方案，秘书就要与专家学者们保持密切联系，提供所需资料，了解工作进度，保证方案设计工作按时完成。
（2）参与对各种方案的分析、比较和评价。多种可行方案收集上来以后，根据领导的授意，秘书要组织各种会议，通过座谈、讨论等方式，召集相关人员对可行方案进行研究、分析、比较，优选出大家认可的企业文化方案供领导决策。
（3）参与对初定的企业文化方案的反复论证。领导者初选了企业文化方案后，秘书还要参与对方案的反复论证，并就论证中发现的不足和问题提出修正意见和建议，使之得到充实和完善。秘书还要配合有关专家进行实验和验证，使企业文化方案更为可行。
（4）对于已经确立的企业文化方案，秘书还要使其形成文字，便于员工理解和执行。
企业文化培育与建设过程中的宣传、协调工作
企业文化的理念定格后就要积极推行，把理念性的目标文化同员工的具体工作紧密联系起来，让所有的管理人员和员工都参与到企业文化的构建中来。在这一过程中，秘书要发挥宣传鼓动和协调推动的作用。
（1）沟通协调作用
建设企业文化，首先要确立企业目标，即企业的使命、宗旨、信念、哲学和愿景。这个目标确立后，就要在全体员工中进行强化，使大家达成共识，这是企业文化建设的关键一步。要达成共识，就要在强化宣传和培训的基础上，充分利用企业文化网络，通过各种渠道和方式传播企业文化，做到信息共享；倡导参与管理方式，使更多的人直接参与到企业文化建设的决策和执行活动中来，在工作中互动和学习，逐步达成共识。在这个过程中，秘书要协助领导制定统一的计划、步骤，协调各方面的关系和行动，督促检查相关部门的工作情况，总结企业文化建设过程中的经验和教训，确保工作顺利推进。
（2）宣传教育作用
秘书要利用企业宣传媒体（板报、报纸、杂志、网络、广播等），进行企业文化宣传。企业文化是所有成员的习惯积累，而习惯是多年的观察、尝试与奖惩的结果，因而根深蒂固。要改变现有企业文化，首先要让员工明白改变的必要性，唤起危机意识，展示未来企业文化的前景。为使企业文化理念深入人心，被员工理解和掌握，秘书要参与组织和编写企业文化宣传手册。一方面要对企业文化的抽象理念进行诠解，把观念文化化为明白易懂的运作理念。如海尔集团提出了“要么不干，要干就要争第一”的名牌理念，“有缺陷的产品就是废品”的质量理念，“先卖信誉，后卖产品”的营销理念，“人人是人才，赛马不相马”的人才理念等等。由于这些口号通俗易懂，和员工的实际工作紧密结合，员工理解和运用这些观念就很容易，企业文化才能春风化雨、落地生根，成为全体员工的思想观念。另一方面要结合企业自身的案例进行分析引导，用发生在员工身边的事例来诠解企业文化理念。秘书要注意收集与此有关的故事，通过报纸、广播等渠道进行宣传，引导员工进行讨论，给每个企业文化理念都配上一个或几个故事，让这些故事在员工中持续传播。案例形象具体，易于理解，经过阐释发挥还可以取得举一反三的功效。这样，企业文化理念就会刻进每一个员工的心里。
（3）组织引导作用
企业文化理念往往很抽象，要让大家理解和认同，光靠理性的灌输是不够的，还必须激发和调动员工的感情。开展各种形式的文化活动，让大家参与其中，寓教于乐地体验文化内涵，无疑具有良好的效果。秘书要积极筹划和组织这类活动，如开展“假如我是用户，应该怎么办？”，“青春在××闪光”的大讨论，组织职工运动会、文艺会演、表彰会、合理化建议活动、劳模报告会等，通过这些活动促进企业文化的根植化。秘书就是要利用重大事件，积极开发事件的文化含义，借以强化渲染，给员工带来心理上的震撼，使之产生永不磨灭的印象。
秘书还应辅助领导营造具有深刻文化内涵的环境氛围。在办公区域的装饰设计上，一花一草、一砖一瓦都可被赋予深刻的文化内涵，使置身其中的人们处处感受到企业文化的气息。展示的各种标语口号，都要围绕企业文化宣传来设计，以营造出浓浓的文化氛围。
总之，企业文化建设是一项系统工程，需要调动各方面资源协调行动。秘书部门作为企业领导的综合辅助机构，在企业文化建设过程中的作用是无法取代的。因此，秘书人员应认真学习企业文化理论，积极参与企业文化建设，从大处着眼，从小处着手，一丝不苟，持之以恒地投身企业文化建设工作，促进企业价值理念的整合、推广和普及。
常熟大象建陶有限公司吕伟堂
二〇一二年五月六日
地址：江苏省常熟市尚湖镇（冶塘） 邮编：215554
联系电话：18962310315
页:
[1]