构建适应班组现状的资料管理体系
构建适应班组现状的资料管理体系刘玉建 刘增超 吕修桐随着电网建设的不断发展，基层班组所承担的工作也在日益增多，班组资料存量也在逐渐增大。由于班组绝大部分工作都具有纵向或横向的关联性，而在各项工作中充当连接桥梁的正是班组资料体系。一个班组资料体系的优劣直接关系到班组各项工作能否高效、优质的开展；直接关系到班组能否高速向前发展；直接关系到班组职工能否顺利、顺心的进行工作，因此，班组资料体系是班组工作的根基。在班组逐渐完成信息化配置的大背景下，经历数月时间的探索，班组总结形成了一套基于局域网络的适应班组现状的资料管理体系，坚强的保障了班组各项生产运维工作的开展，为班组的发展注入了新的活力。
一、 班组资料体系的主要作用
目前，我班的班组资料体系主要分为四大类。
第一类是基础管理类资料，包含班组信息、个人信息、各级规章制度等。基础管理类资料主要服务于班组职工，较少改动，便于班组人员的管理以及公司、班组、个人信息的查询。
第二类是规程台账类资料，包含各类生产规程、设备台账、运行台账等。规程台账类资料主要服务于生产工作，较少改动，便于生产数据的查询，工作方法的查阅以及班组对设备情况的掌握。
第三类是计划类资料，包含通知文件、各级各类工作计划等。此类资料实时更新，是班组了解上级工作思路并进行工作派发的重要资料参考。
第四类是过程性工作资料，包含各类工作方案、汇报、总结以及过程性工作材料等。此类资料项目多、数量大、内容杂，且与规程台账类资料关系密切，是班组针对某一项特定工作所产生的最详尽记录，集中反映工作的全过程管理，也是今后类似工作的参考文件。
二、 适应班组的资料体系构建背景
原有班组资料体系存在不健全、不完善、难查询、易丢失等多方面问题，这导致班组在各项工作开展的过程中极为被动。如今班组工作环境已大为改善，职工均配有可接入局域网络的计算机，班组也有条件去探索适应班组的资料管理体系，因此一个适应班组现状、基于局域网络的班组资料管理体系逐渐形成。
三、 适应班组的资料体系构建目标
适应班组的资料体系构建目标主要有以下几点：
1、规范管理
2、快速查询
3、安全保密
4、服务职工
四、 适应班组的资料体系构建措施简介
（一）规范管理
班组规范文件、档案以及资料的分类，按照所承担各项工作的不同明确各文件目录的规范，规范著录项，保障录入信息的有 效性。班组根据所承担的各项工作将资料分为16大类，每类文件对应相应的工作项。
对于某一具体的工作文件，设置固定的文件保存项目及文件命名，在明确资料存放位置的同时，也能对具体工作的开展起到提示作用。
在规范了资料分类及著录项后，查询文件就变得更加方便快捷，即使是对班组资料不熟悉的人员也完全能够按照文件分类及命名找到所需要的资料。
（二）快速查询
为更加方便快捷的对所需资料进行查找，班组首先将这16大类文件进行班组内局域共享，使班组全部计算机均能通过连接主机来读、写相应文件。班组制定了资料体系的零序目录，通过EXCEL表格的超链接功能，将所需查找的文件资料连接到目录当中。
班组将全部的一级、二级编码的文件夹名及部分三级、四级编码的文件夹名放入到零序目录当中，实现了班组全部计算机对于班组资料的快捷查找。
（三）安全保密
为保证班组资料体系安全保密，班组首先对资料主机进行了登陆验证设置，在其它计算机需要登陆主机时需输入验证密码方可登陆。班组根据不同类别文件的重要性设置不同的访问权限（查看/只读/读写），部分重要文件（如班组绩效考核明细表）进行了登陆验证设置。
为保证班组资料不会因为主机损坏而丢失，班组拟对资料进行僚机备份工作。由于班组资料占用存储空间较大，因此此项工作还在研究推进当中。
（四）服务职工
为使资料体系更好地服务班组职工，班组设置了专门存放职工资料的文件夹。文件夹中包含个人一寸电子照、身份证扫描件、学历证书扫描件以及个人曾经获得过的荣誉、专利、论文、上报过的各类申报材料等。此类资料由班组资料管理员及职工个人共同管理，为职工信息的上报汇总，为职工个人的资格、荣誉申请极大地提供了便利。
五、 小结
适应班组现状资料体系的构建是班组管理不断规范化的产物，是班组职工工作智慧的结晶。资料体系的规范化、精益化、便捷化将为班组各项工作的有序开展筑牢根基。
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