三大卡卡支招：如何建立人事档案？

笑看今朝

间来到了10月15日，当日的三茅打卡话题是“如何建立人事档案”，讨论的内容包括，人事档案有哪些以及建立人事档案的作用和意义。截止到当日下午5点钟，已经有6000多名HR参与打卡分享，而“规避不必要的法律风险”成了大家对建立人事档案作用的共识。

下面就选取三位卡卡的观点，一起来看看他们是如何具体看到这个话题的。

风十三：员工档案并不是越多越好，合适就行

在风十三看来，员工档案并不是越多越好，合适就行。越多对管理的要求就越高，越仔细，管理成本也就更高，如一般的中小企业很难做到有考核记录或保密协议，甚至连离职访谈表都没有，我的建议是：只要不影响企业正常经营和运转，抓大放小、不拿来主义，也不面面俱到，结合企业实际情况有选择性的选取以上档案内容，就可以了。

一、入职类的：

6、员工入职体检表或健康证明(入职前三个月内的为有效)

7、社保、公积金、银行卡、居住证及员工个人的毕业证、学位证及各类等级或职称证书等的复印件(这些员工个人基本信息的作用就不多说了)

8、员工上家单位的离职证明(规避用人及法律责任风险，如我们不会用那些“无法提供离职证明或被上家单位辞退的”员工，也不会用还“未与上家单位解约或兼职”的员工，尤其是与竞争手有签订保密协议或竞业避止协议的人)

9、入职承诺书(承诺与上家单位解除劳动关系，发生纠纷与公司无关;承诺工作履历和所提供资料真实可查;承诺已阅读员工手册或公司相关规章制度并愿意遵照执行等)

10、薪资核定表(入职时核定新员工薪资、为了保密一般是单位专人存放管理，我们公司是财务保存原件)

11、保密协议或竞业避止协议(不是所有人签，我们公司是研发人员、公司部门经理及以上人员、人资、财务等掌握公司重要经营信息的员工，并有选择性的签订)

二、在职类的：

12、员工试用期考评记录(试用期工作总结报告、转正申请表、转正评估审批表)

13、人事异动审批表单(调岗、升迁、降职、调薪等)

14、考勤记录(如请假申请审批表、考勤统计年报表、加班申请单等)

15、培训记录(培训签到表、培训总结与心得体会、培训考核试卷及结果分数、培训服务期协议等)

16、奖惩记录(荣誉证书、奖惩申请审批表、处罚通告/处罚单等)

17、考核记录(目标责任状、有员工签名的考核方案、考核统计结果等)

18、核心骨干员工/关键人才HR台帐(这是我们的特色哦，主要从态度、能力、业绩和关键事件等4个维度，一个季度评估一次)

三、离职类的：

19、员工离职申请表/员工离职申批表(先申请后审批，我们是分开的两张表)

20、员工离职交接表或交接清单

21、员工离职访谈表

22、开给员工的离职证明或解除劳动合同通知书

23、员工竞业避止期限会议纪要(明确离职员工的具体竞业避止期限)







（来源：三茅人力资源网）

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蔡维宝：建立人事档案可有效规避不必要的法律风险

1、公司的人事档案，除了员工简历、面试评估表、入职登记表、劳动合同、员工身份证复印件/照片5项常规内容外，还包含以下内容：

(1)员工手册签收单，为了不必要的麻烦，一般像合同啊、员工手册啊这类的东西，发给员工后，都会要求员工在签收单上签字

(2)入职承诺书。员工承诺无职业病、与上家单位没有竞业限制，已完全离职，无违法行为等不良记录、来公司后遵守制度等。

(3)员工入职须知，其实就是把员工手册里的一些重点找出来，方便员工第一之间了解，也算是有一个告知义务，要求员工签字，这样公司就站在了有利的位置了。

(4)员工薪酬福利核定表。关于这个核定表，我们制作的原因还真有点。。。不好说，其实是在合同上写一个低的工资，为了缴金缴税等，然后这个核定表才是真正的收入，核定表要求员工签字，但是绝对不会给员工的。

(5)毕业证学位证的复印件，方便后续工作的方便。

(6)保密协议，对于大多数岗位没有什么用，一个作用是吓唬员工，另一个原因是万一出现纠纷，可以做证据。

(7)原单位的离职证明。在上海，只有上海户口的后会有退工单，外地的没有，所以最好是要求员工和原单位要一份离职证明。

(8)健康体检报告。看有无传染病、职业病等。

(9)本人正在筹划建立培训档案，作为晋升的参考条件。

2、建立这些人事档案的作用和意义是什么?

我们是纸质档案和电子档案同步建立的方式。

作用和意义：

(1)我个人觉得最大的作用就是规避不必要的法律风险。

(2)为考核晋升做好参考证明。比如我准备建立的培训档案，将纸质和电子档案同步建立，在入到员工调动或晋升时，如果遇到两个员工不分伯仲时，就要看看这两人参加过什么样的培训，是不是有对新岗位有利的培训。

(3)电子档案方便查询，为后续工作提供便利

(4)看到前面板凳姐李媛的一句话，统计的员工兴趣爱好，积极推进俱乐部的活动。这让我蠢蠢欲动啊，我也有这个打算了，也建立一个档案，增加员工对公司的忠诚度。

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龙抄手：建立人事档案可为单位人事部门提供依据

建立人事档案，除了员工简历 、面试评估表 、入职登记表 、劳动合同 、员工身份证复印件/照片，额外的还有学历证明复印、经公司总裁签名的OFFER、原公司离职单证明文件、培训证书复印件以及获奖证书复印件、转正申请书、月度和年度绩效考核结果表，员工薪资相关表等。

建立人事档案的作用和意义主要体现在为单位人事部门提供依据。现代企业为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解员工，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总，归入本人档案，作为考核依据。从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。特别是在新的《劳动合同法》实施以后，单位用人更加谨慎，严把人才进口关成为单位降低劳动成本、减少劳动风险的首选防范措施。

敬业心

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