员工使用率 可以量化的协作指标

笑看今朝

在中国，很多企业的高层管理者都曾有这样的抱怨：员工间的协作性很差，跨部门沟通永远不顺畅。
    近日，IBM全球企业咨询服务部的一项调查显示，正如诸多中国企业高管所抱怨的，中国企业在推动员工相互协作以提高协作的有效性方面低于全球平均水平（见图）。
    IBM也曾有过这样的经历，随着引入了员工使用率（utilization，简称UT）这一理念，员工间的协作程度才得到提升。在黎化民看来，UT适用于许多知识型企业。黎是IBM全球企业咨询服务部副合伙人、人力资本管理业务领导人。

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UT，以项目为核心的时间概念

    “UT是一个时间概念，在使用时，应以项目工作时间为核心而不是员工的所有工作时间。”在解释如何使用UT时，IBM全球业务咨询服务部高级顾问王波特意强调，这是一个用项目时间所表示的人力资源使用率。以某一员工或某一团队在项目中所用的工作天数除以年度总工作时间，得出的比值即为UT值。UT值越高，说明该员工或该团队的被使用率越高。

    UT值会因级别的不同而设有不同的值，对管理者而言，高UT值也许不是件好事，说明他还没有真正成为管理者，在项目上花费了更多的时间而没有实现资源的最优配置。可对于一般员工而言，UT值低了，则表明他的被使用率不高，在公司中坐了“冷板凳”，甚至职位难保。

    对于UT值的设立，是个相对复杂的问题，需要考虑历史和未来的因素以及财务的成本核算等相关因素。

    “但是UT很难做到绝对的精确，在IBM，UT是可以分配的。比如实习生在项目上UT只计4小时/天，另外4小时是学习时间。项目经理会根据团队中个人的能力、经验、学识等因素掌握这种分配，这也一定程度上代表着薪酬的分配，不同级别员工的单位时间的工资是可以用UT时间来衡量的。”王波说。

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靠协作才能完成的指标

    想要完成即定UT绩效指标，靠个人的单独作战是无法完成的，它强调的是员工在工作时间内被有效的使用程度，达到企业内部客户的满意度。

    高UT值的员工，需要在项目上花费的时间更多，更多地“被别人使用”，对于有选择用人权的项目经理来说，一定会选择那些能够圆满完成工作的员工。一旦被使用率降低，则意味着绩效考核中UT指标很难完成，坐上了冷板凳。长此以往，会渐渐归入被淘汰的队列。

    除了个人拥有UT值外，团队也拥有UT值，主要体现在跨部门的合作与沟通方面，“引入UT值，能够显著提升团队整体的作战能力。”王波说。

    以咨询行业为例，团队共同的目标是拿下客户需求并完成整个咨询服务项目，收回整个项目款。内部项目团队，大家的目标是一致的。一个完整的项目咨询完成需要销售、售前顾问、项目服务等各部门共同来协作，内部客户彼此“使用”得越多，各部门相应得到的UT值也将会越高，这样大家的合作性会越来越紧密。“就连行政部门的同事对我们的支持都是巨大的。”王波介绍说。引入UT后，行政部门的同事会同整个项目团队一起，为完成好项目而努力。每一次客户来访，前期行政部门的同事都会充分与项目人员沟通，了解到来访人数、时间等，提前将会议室布置好。而此前，这样细碎的小事如果项目上的同事忽略了通知行政部门，就会很被动。

    没有形成高绩效的文化氛围，使用UT则显得不够顺畅。UT作为一个典型的人力资本指标，具有非常强的战略性意义，强调对人的使用，以达到更好地优化配置人力资源的作用。

    王波强调，UT指标的引进更加适用于知识管理型企业及服务型企业的部分岗位，旨在通过人员的有效利用提升内部管理服务的满意度，以期达到内外部目标的一致性。