行政公文处理交流

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行政公文处理交流

第一章 公文处理存在的问题及建议

公文处理是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相互关联、衔接有序的工作，也是各单位行政机关、公司机关工作的重要组成部分。公文处理工作的优劣直接关系到相关工作的办事效率。为了确保公文处理的程序化、规范化，公司专门印发了有关文件，对公文进行了规范。但公司的公文处理距工作要求存较大差距。
一、存在的问题
（一）机关公文处理存在问题
1.部门拟制公文不规范，质量不高、针对性不强，随意草率，涉及其他相关部门的沟通不够，有的部门会签拖延时间太长。
2.一些公文意图表达不清、公文文种使用不当、公文行文格式不规范、无法修改，导致领导无法签发。
3.重大问题、重要的制度和管理考核办法未广泛征求意见，导致执行效果大打折扣。
4.由部门形成的会议纪要质量较差，重点不突出、详略不得当，篇幅较长，语言不够精炼和准确，时常出现错字漏字。
5.拟稿部门对公文处理流程及自身职责不清，常出现应该会签的文件，没有主动提交相关部门会签，未填写主、抄送内容，校对时不在校对栏签名等问题。造成处理流程混乱，增加处理时间，严重降低公文审签效率。
6.在公文处理的过程中，有的文件在部分部门领导处搁置时间较长，效率较低，对工作造成一定影响。
（二）二级单位公文处理存在问题
1.公文格式不规范。主要表现在：文种使用不正确，如：应当用“函”的用成了“报告”或者“请示”，应当用“请示”的却用成了“报告”，报告中夹带请示事项，或一份请示中，请示多个问题，而不是按要求一事一请示；文件的各要素标注不全或使用不正确，如：有的上报文件使用文头不对、没有标注签发人、签发人未按公司要求由各单位主要领导签发、请示或报告后的结束语乱用等。
2.文字表述不准确。主要表现在：公文用词用语不恰当，文字表述前后矛盾，人名、地名、数字、引文、计量单位、简称运用不规范，也有因文字校对不细心而造成的错字别字、掉字漏字、多出无用字的现象，使公文表达的意思不准确、不清楚甚至截然相反，影响了公文的质量。
3.字体字号使用不规范。主要表现在：没有按规定使用相应的字体字号；一个文件的正文使用了不同的字体字号等。
4.引用文件不规范。主要表现在：将引用的文件标题中的发文机关标在书名号外，甚至没有发文机关，没有标发文字号，或者先标发文字号，后引用公文标题。
5.结构层次序数不规范。主要表现在：结构层次序数错误，没有按第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”使用；结构层次序数后面滥用标点符号等。
6.数字使用不规范。主要表现在：未按要求使用阿拉伯数字；正文阿拉伯数字未使用“Times New Roman”字体。
7.附件标注不规范。主要表现在：附件与正文之间未空行；正文“附件”二字顶格标注；只标了一个“附”字；多个附件时，序号标注混乱；附件标题末使用了标点符号等。
8.用印不规范。主要表现在：印章歪斜，排列不齐；印章间相交或相切；联合行文的印章加盖或顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边不合标准。
二、总体要求和建议
（一）提高认识，增强做好公文处理规范化工作的自觉性。提高各级领导和公文办理人员对公文重要性的认识，是规范公文处理的前提。公文是机关工作的重要方式，管理企业的重要工具。规范公文处理，也是办公自动化的客观要求，同时还是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。各部门领导、办文人员不仅应当在思想上高度重视公文处理工作，而且要加强对本部门公文处理工作的领导和检查。公文办理人员更要重视《国家行政机关公文处理办法》（以下简称办法），严格按照《办法》和公司规定，规范处理公文。
（二）加强学习和培训，强化自身建设，努力提高公文办理人员的整体素质。积极参加各种学习和培训，努力强化自身建设，提高公文办理人员的整体素质，是规范公文处理的一项基础性工作。首先要加强思想道德建设，公文办理人员要讲政治，树立正确的世界观、人生观、价值观，加强自身的政治素养和道德修养，增强事业心和责任感，在思想上重视公文处理工作。其次要加强业务建设，当今社会和科技文化知识正以日新月异的速度发展变化，公文办理人员必须讲学习，善于挤时间，刻苦钻研，掌握必要的基础知识、精深的专业知识、宽广的辅助知识，拥有必要、丰厚的知识储备，具有高质量处理公文的业务水平。再次，要加强作风建设，公文办理人员要树立大局意识、奉献意识、责任意识，发扬精益求精、精雕细刻、精耕细作的“三精”精神，坚决防止和克服粗枝大叶、马大哈、无所谓等不良作用，确保每一份公文都符合规范，努力使每一份公文成为精品。
（三）增强公文的针对性和可执行性。出台的制度办法要在广泛调研的基础上，多方讨论并征求意见，提高文件起草质量，确保文件可执行性。公司重大问题应提交公司办公会研究通过，文件的处理程序为：分管部门起草——相关联的部门讨论研究——初步方案报分管领导初阅——到相关基层单位征求意见——提交公司领导班子讨论——最后签发。
（四）按轻重缓急处理好公文，提高工作效率，确保时效性。（略）

第二章 公文处理办法

一、公文处理的概念
公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
二、公文处理的原则和要求
当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
三、公文种类（略）（命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等）
（一）命令
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告
适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（提案---政协）
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关请示事项。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
四、公文格式（略）
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
    （一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、机密“级公文还应当标明份数序号。
    （二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提“、“特急”、“加急”、“平急”。
    （三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
    （四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
    （五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
    （六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
    （八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
    （九）公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
    （十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
    （十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
    （十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
    （十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
    （十四）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。
五、行文规则 （略）
（一）行文应当确有必要，注重效用。
    （二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
    （三）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
    （四）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
    （五）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
    （六）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
    （七）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
    （八）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
六、发文办理 （重点）
发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
    （一）草拟公文应遵循的原则：
    1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
    2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
    3.公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。
    4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
    5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
    6.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。
    7.应当使用国家法定计量单位。
    8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
    9.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
    （二）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
    （三）公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
    （四）以本机关的名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
    （五）公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
    （六）经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

（七）文件在正式印制前，应由承办处室核对后交由打字室先印制清样，由承办人再仔细审核。然后交打字室缮印，不得在经营性场所打字。文件缮印后由办公室进行装订，加盖单位印章、登记并发送有关单位和部门。
七、收文办理

（一）收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
    （二）来文统一由办公室文秘签收登记。登记一般以来文单位类别登记，包括来文号、来文单位、来文标题、收文时间、件数、密级等。收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
    （三）经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退呈报单位并说明理由。
    （四）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
    （五）收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
    （六）公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
    （七）审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
    （八）送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
八、收文办理活动的方法要点

（一）拟办（略）

拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可供选择的方案。作好拟办应注意：

1.认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。
2.意见要简明、具体、得体。
3.如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。
4.意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。
5.当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。
（二）批办（略）
批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动。法定责任者即机关或部门的领导人。批办的要求是：
1.不得越权批办公文。
2.严格控制批办范围，不经批办同样能得到有效办理的公文，已批办过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批办意见的公文，均不再批办，由有关部门直接处理。
3.批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。
4.采取有效措施监督批办意见的执行结果。
5.批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。在此过程中一定要实事求是地弄清事件的情况。
6.批办意见应工整、清晰地写在《文件处理单》或《文件传阅单》的有关栏目内，并务须签注批办人姓名、年月日。
（三）承办
只有经过承办，公文才能产生切实效用，它是公文办理中的中心环节。在承办时应注意：
1.熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务。
2.为使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。
3.加强协商，努力协调各方面关系。
4.有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。
5.分清主次，区别缓急，科学安排承办次序。
6.各级领导积极参与承办。
7.注重对承办结果的检查与监督。
（四）注办
注办的主要作用是备忘待查，为日后查考提供依据。
注办由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在《文件处理单》相应的栏目内。签注的项目通常包括：是否办复，复文号及复文日期；召开会议的名称，与会范围，决议与结果；电话沟通时对方的受话人、通话内容与日期；现场办公的参加者、解决问题的方法措施与结果；主要阅件人、承办人姓名、签注日期等等。
九、公文归档 （略）
（一）公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
    （二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
    （三）联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
    （四）本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
    （五）归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
    （六）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第三章 公文中的常见错误

一、生造文种
把没列为文种的公文种类作为文种使用。《办法》所确定的公文文种共有13类14种，即:命令、令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为“附件”行文。例如，《关于××退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》，《关于使用社会保障卡有关问题的说明》等，这里的“操作规定”，“说明”均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知》，《××关于印发使用社会保障卡有关问题说明的通知》，不能作为文种使用的还有“条例”，“规定”，“办法”，“总结”，“计划”等，有的甚至把“安排”，“要点”，“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西作为公文文种直接行文，都是错误的。
二、混用文种
常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。例如:《××关于批准成立××的报告》，《关于××会议所需经费的报告》。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”的。这类报告，只要把情况汇报，反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是“向上级机关请求指示，批准”的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。按规定:不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。有很多部门当有求于对方(不相隶属单位)时却用了请示。
三、文版格式乱
在具体行文中常见错误有:
1.排版不当，存在极大的随意性。公文标题应在红色长线下空2行，用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。
2.发文号标注不规范。主要表现在，一是错用括号。如×发改字(2003)240号；二是用虚数。如×办〔2003〕005号；三是字体字号不标准。按规定:发文字号用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。特别对于字号和字体，有的小于3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。
3.标题滥用符号。《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规，规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。但在实际中操作中，滥用符号的例子屡见不鲜。如“关于转发川煤集团《关于强化三季度安全工作的紧急通知》的通知”，“关于转发×建设厅《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为:“关于转发川煤集团关于强化三季度安全工作的紧急通知的通知”，“关于转发×建设厅关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知”。
4.结构层次序数使用不规范。（略）
《办法》规定:结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中“一、”下面是顿号，“1.”下面是点号，而“(一)”和“(1)”括号外面是不带顿和点号。
 5.引用文号格式不对。《办法》规定:“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”目前，有些单位对这一规定没有掌握好。如“根据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为根据《关于××××××通知》(×办〔2003〕12号)。
6.成文时间标注不清。单一机关制发的公文在落款处不署名制发机关名称，只标明成文时间，用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”，并且右空4字，但在实际写作中好些单位的样式各有不同，有的成文日期甚至早于签发日期。
7.“抄报”现象依然存在。在公文写作中，一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词。行政公文无论是对上级还是对下级抄送，均用“抄送”一词。就此，《办法》中有很多相关表述，明确行政公文不再使用“抄报”一词。
8.附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，《办法》对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识，附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系确认错误。
9.盖印不规范。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。但不规范现象常见于一些文件中:如印章歪斜，不清晰，排列不齐，（有的甚至忘记盖章）；印章间相交或相切，相距超过3mm；联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个。
四、其他错误
（一）文字和用词错误（用拼音易出现别字，用五笔易出现错字）
1.法律法规和公文通用“其他”不用“其它”，相应用“他们”不用“它们”。
2.帐和账的使用。账用于货币和货物的出入的记载，个人账户、挂账、台账。帐专指布、纱、绸子等制成的遮蔽物，如青纱帐、甘蔗林。
3.制定与制订的用法：制定适用于路线、方针、政策、法令、规章制度，制订适用于方案、规划、计划。
4.增长与增加的用法：增长一词后接百分比，增加一词后接具体数量。
5.“安装”不要写成“按装”。
6.“安详”不要写作“安祥”。
7.“艾滋病”不要写成“爱滋病”。
8.“黯然”不要写作“暗然”。
9.“按部就班”不要写作“按步就班”，“按部就班”的“部”指门类。“三部曲”不要写作“三步曲”，“三部曲”的“部”指部分。
    10.在表达埋怨这个意思的时候，不要把“抱怨”写成“报怨”。
    11.“辨”与“辩”。凡与区别、辨别、分辨有关的，用“辨”不用“辩”；凡与言辞、辩论、辩解有关的，用“辩”。如“分辩率”应为“分辨率”；“被告辨护律师”应为“被告辩护律师”。“辨明”与“辩明”、“辨证”与“辩证”等含义不同，适用对象也不同，如“辨明是非”是指辨别清楚是与非；“辩明事理”是指辩论清楚道理。
    12.“表明”一般指把思想感情显示出来；“标明”指做出记号或写出文字。
    13..“表率”一般不写作“表帅”。作动词时，用“统率”不用“统帅”；作名词时，用“统帅”不用“统率”。
    14.“部署”不要写作“布署”。
    15.“备加”“倍加”“备受”“倍受”都是可用的词，其中“倍”与“备”主要区别在所表示的程度不同。“倍”指加倍，有更加、格外的意思，如“信心倍增”“倍感亲切”“倍思亲”。“备”是表示完全，有极而言之的意思，如“艰苦备尝”“关怀备至”“备受欢迎”“备受青睐”。
    16.“倍”字不能用于表示减少的场合。“减少了一倍”是错误的用法，应写作“减少了一半”“减少了50%”或“减少了五成”。
    17.“薄”与“簿”。如“接警记录薄”应为“接警记录簿”；“对薄公堂”应为“对簿公堂”。“薄”指单薄；也指轻视、看不起，如厚此薄彼；也可指迫近，如日薄西山。“簿”指本子、账本，如发文簿。“练习簿”不能写作“练习薄”。
    18.“的”“地”“得”。最常见的是滥用“的”字。“的”用在定语后边，表示修饰、领属关系，如“可爱的家园”；“地”用在状语后边，修饰限定动词或形容词，如“高兴地说”；“得”用在补语前，如“跑得非常快”。
    19.“第一”“第二”不能写作“第1”“第2”。
    20.“法人”并不是人，不要把厂长、经理等担任“法人代表”的负责人写成“法人”。“法人”与“自然人”相区别，是指法律上具有民事权利能力和民事行为能力，依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织。它包括企业、事业单位、社会团体等。“法人代表”是代表法人行使职权的负责人，是“法人”的法定代表人。
    21.“候”（音四声）与“侯”（音二声）。如“等侯”应为“等候”；“侯选人”应为“候选人”； “那时侯”应为“那时候”。“侯”字只有两个义项：（1）姓；（2）古代贵族的一种爵位，如“诸侯”“封侯”。
    22.“接合”与“结合”。“接合”所用的对象比较具体，如“城乡接合部”；“结合”比较抽象，如“理论结合实际”。“接合”的各部分基本上还是各自独立的，只是相接触的部分连在一起，“结合”的各部分合成整体，是相互融合的。
    23.“截止”、“截止到”与“截至”。“截止”、“截止到”是某过程停止、终止；“截至”是到某过程的某个时候。“截止今天”是错误的用法，正确的用法是“截至今天”或“截止到今天”。
    24.“家具”不能写成“家俱”。
    25.凸显不是突显；表示独一无二用“惟一”而不是“唯一”；“明察暗访”不是“明查暗访”。
（二）数字用法错误
（三）文字表述问题等

第四章 会议纪要怎么写

会议纪要作为一种反映会议基本情况和精神的纪实性公文，有着传达会议议定事项和重要精神的作用。一份好的会议纪要，对提高工作效率、确保工作顺利进行有着十分重要的作用。写好会议纪要关键注意以下几点：
一、多参会、认真听、仔细记（略）
（一）撰写好一篇质量好的会议纪要非常不易。
（二）了解公司阶段性重点工作，了解公司领导阶段性关注的重点和难点。
（三）提前做好会议的准备工作。
（四）认真听，仔细记，确保会议记录原汁原味。
二、吃透精神，领会实质，把握基调
　　撰写会议纪要前一定要仔细研析会议记录，分析每一位发言者的发言，归纳会议决议，全面吃透会议精神，领会好精神实质，把握住会议基调。这样在落笔行文时才能够“统筹全局驾驭全篇”，体现“要旨”！才能够确保所要传达的会议精神和部署的事项不“失真”不“跑调”。
　　三、删繁就简
　　会议纪要不是会议记录，没有必要将会议的所有内容进行记录。“纪要”，顾名思义就是“纪其主要”因此，在内容上要有详略重点，不能过于罗嗦繁杂。繁杂罗嗦了就会使“读者”难以领会会议精神，影响会议决议的执行。所以，在动笔之前，要对会议记录进行详细地归纳整理，删繁就简。使之，既要体现会议精神和主流意见观点又不致繁杂罗嗦。
　　四、讲究语言技巧
　　撰写会议纪要必须注意语言的使用技巧。
　　（一）切忌对语言不加整理，说什么记什么。对于不宜公开或有不好影响的观点言辞可以删除不记；对于言辞激烈的观点可以以较温和的词句替代表达；对于难以量化或精确表述的事项、意见要善于运用模糊语言（概念性语言）。如不能确定完成日期的决议事项可以以“近期完成”或“尽快完成”来表达。又如对于参与某项工作的人员范围、人数等难以表述可以以“相关人员”或“有关人员”来表达。
　　（二）对于难于集中在同一段或同一个标题下体现的意见观点可以以“会议指出”、“会议认为”“会议强调”、“会议要求”等为导语引出并独立成段。
　　五、做好“三勤”
　　（一）勤思考：会后不要先忙于撰写会议纪要，要勤思考，要把开会的内容先在脑海里过一遍，以便增加一下印象。然后对照会议记录再检查一遍，看看是否有漏记的内容。
　　（二）勤动口：对于检查出的漏记内容或有不太理解明白的内容，要勤动口，及时向相关与会人员请教，以免将错误的信息写入纪要同时对于正确理解把会议精神实质也使有所帮助的。
　　（三）勤动手：会中认真做好记录，会后及时撰写纪要，切忌会中不认真记录，会后不及时整理纪要。时间长了再撰写恐怕有些内容就容易忘记或印象不深，影响了纪要的撰写质量将错误的或模糊的信息写入而耽误工作。
六、掌握几种方法
一是“看”。要把起草好的文稿多看几遍，每看一遍都能发现文稿中的问题，从而不断修改完善。鲁迅先生曾说过“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、词、句、段删去，毫不可惜。”可作参考。
二是“读”。拿着文稿读几遍，读出声，读着读着，就能发现文稿中丢字落字、句子不通顺、表述不准确、语言不精练等问题，从而仔细推敲，使之更加精准。
三是“换”。换一双眼睛看看，即请其他同志帮助看。有时候文稿写出来之后，起草人会出现“审美疲劳”的情况，这时，换一个看一看，能更加敏锐地发现起草人忽视的问题。如果时间允许，还可换个时间再看，您就会发现原来觉得挺完美的文稿还有一些这样那样的瑕疵，甚至在此期间，您会产生新的灵感、新的思路，从而进一步丰富完善文稿。

第五章 其他公文写作心得体会

一、如何写行政工作报告
（一）为什么要写行政工作报告（企业发展的需要，总结上一年来的工作，安排部署下一年工作等）
（二）撰写行政工作报告前的准备（思想准备、资料收集、掌握安全生产经营情况，一年来的主要工作；对过去一年的工作经验进行高度概括、总结提炼；对形势进行研判；摸清领导的新思想及思路打算、初步明确指导思想；谋划、思考工作措施）
（三）文章撰写（两部分：过去一年的工作回顾，下一年的工作安排）
1.草拟提纲（征求意见、明确写作方向和思路）
2.对号入座、充实内容
3.对文章标题、结构、层次、内容进行仔细斟酌、修改。
4.征求意见—修改—提交部门领导初审—修改—提交分管领导初审—修改---提交总经理经理层阅审---修改—提交总经理办公会讨论---修改---提交总经理审定—修改—秘书核稿—大会秘书处核稿—定稿---核稿—印刷。

二、如何写上行文（请示、报告）
1.弄清目的意图
2.掌握相关资料、准确数据
3.围绕中心找理由（多站在对方角度思考问题、为对方着想、合情合理、有理有据，让对方—上级容易接受）
4.注意文章层次、逻辑，用语、用词得当
5.反复推敲、检查复核，杜绝歧义、错字别字。
6.修改、浓缩，简明扼要、言简意赅。（略）

另外：1.不要畏难，要用于不断挑战自我；
2.工作要有激情、要能经得住挫折、向着目标坚韧不断向前；（工作的四层境界：一是谋生，首先解决吃饭，有份工作来生存，这是工作的基础阶段；二是事业，当吃饭不是问题，工作慢慢成为事业，变成精神上的追求和取得成就感；三是快乐，工作着是快乐的，感到工作充满乐趣；四是忘我，自己与工作完全融为一体，工作已是生活不可分割的组成部分。）
3.不要让工作变成剩饭。
4.善于总结。
总之，撰写文件并不是多难的工作，做事就怕认真，只要认认真真地，把功夫做足了就不怕写不出好的文章来！

丹青

这个专业，太有必要好好保存，深度学习！