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发表于 2014-9-26 22:34:36
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第三章 做一头会解扣子的老黄牛2
排除干扰，简化问题
◎排除外界干扰
任何事情都是有它的内在规律在里面的，做事情也是需要讲技巧的。
拒绝就是一项非常重要的沟通技巧。只有你最清楚自己的工作情况，你必须对自己负责，管理自己的时间与工作，不应让其他人的额外要求，使自己陷入忙乱的局面。
在决定你该不该答应对方的要求时，应该先问问自己：“我想要做什么，或是不想要做什么，什么对我才是最好的？”你必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且因为你的拖延而影响到其他人。如果你答应了，是否真的可以达到对方要求的目标？
前思后想，在你做出决定之后，这话该怎么说呢？如果是比较熟识的本单位内的同事、朋友，或是完全不相识的人，最好是直截了当地说：“抱歉，帮不上忙”，或是“现在真的很忙，抽不出时间。”不要多费唇舌，也不需要解释一大堆的理由，只要简单的一两句话就可以。而且必须在当下直接回绝，不要拖延一两天才说出你的决定。不要考虑太多，宝贵的时间应该花费在更需要解决的问题上。
当你正专注于手头的工作任务时，突然上司让你去做一些不太重要的事情，或者同事找你帮忙处理一些文件，如果放下手头的工作任务，那么思绪就会被打乱，有可能要重新再来，工作效率显然就会很低。这时的你要学会巧妙地说“No”，否则整天纠缠于帮其他人处理事情当中，非但自己的工作任务完成不了，还有可能出力不讨好。但是对于来自上司的干扰，是较难妥善处理好的。一些领导有这样的习惯：如果有客户来，一定要让部下也在座，你们一起接待，不管这样做是否有必要。这种领导忘记了部下还有他自己的重要工作。为了排除来自领导的干扰，节省自己宝贵的时间，你需要注意以下五点：
第一，定期与领导接触，要尽量地使自己对领导提出的报告或接触制度化。这样一来，领导也就不会经常干扰你，占用你的时间。
第二，经过和领导协商制定出你自己的预定日程计划。这就是所谓的心理战，领导如果想叫你完成主要业务，就不会干扰你，打扰你的预定日程。
第三，使自己的日程表与领导的日程表同步，按照工作种类分类能大量减少对你的干扰。要经常暗示领导，最好事先与你打个招呼，以便计划你的时间，减少时间冲突。
第四，不在其位，不谋其政。你的领导之所以习惯性地找你办各种琐碎的事情，即使这种事不归你管，是因为你不具有独立性。要改变这种局面，就要摆脱不是自己工作范围内的事务，让他去找其他人帮忙。
第五，找一个其他人不常去的僻静场所，如档案室、会议厅，即使领导想吩咐你做什么工作，也难以找到你，或许就会委派别人去干。这样做之前，最好告诉同事，我去干某项重要工作，但不要告诉他你的栖身之处，不然领导仍可把你找到。
◎巧妙说“不”
李先生是做效果图的，为人比较随和，别人有事情都找他，打印文件、加个标头、做个表格……甚至电话响了也要他接，结果自己的一份效果图被一拖再拖，领导一催再催，被骂了好多次，迫不得已加班完成，他现在已经成了公司的“加班专业户”。
其实，他完全可以说“No”。在工作中维持“老好人”的形象、令所有人满意是不可能的。在自己的工作和其他人的求助相互冲突的时候，最好采取这样的策略比较合适：先扫自家门前雪，再管他人瓦上霜。当然，在说“No”的技巧上，可以采取婉转、迂回的方式，避免直接拒绝。
说“不”的确是需要勇气与实力的，但是同样的话不一样的表达方式，所收到的效果也是不一样的。直接对领导说“不”，领导一定会觉得你是个很没用的人。至少，不要一开口就对领导说“不”。当然，也有他派下来的活完成不了的情况，要真的到了那个时候，你也不能一口气答应自己完成不了的事情，毕竟要为自己留点退路嘛。遇到那样的情况，你应该先静下心来好好分析一下整件事情，先了解整个工作的程序，然后再衡量自己能做多少、不能做多少。把这些情况准确地告诉自己的领导：哪些指标是你可以完成的，哪些是你不能完成的；为了顺利完成任务，你可以巧妙地提出希望他怎样来配合自己，或者请他安排其他的同事来和自己合作，并且你要向领导表达这样的意思：您安排的工作我一直是在尽力完成。这样的话，领导就会考虑，给你安排的工作是不是太多了，是不是超出范围了。不用你说，他自己就开始撤退了。
如果是面对来给送钱的“上帝”或是不太熟识的其他部门同事，就应该采取间接委婉的方法。你要考虑的问题是：要如何回应才能维持更好的关系，建立未来合作的基础。首先，你要说明无法答应的原因，并表示你的歉意。然后，要帮助对方找到另一个更好的解决方法，例如有没有可能找到其他人帮忙。这样让对方觉得你不是在推卸责任，而是真的想帮助他解决问题。这个顺水人情一定要做，但是在以后的工作过程中，切忌无原则地帮忙，把自己给搭进去那就不值了。
◎把问题简单化
作为单位里的“老黄牛”，除了不要插手其他“牛”的地界范围内的工作任务外，为了节省时间和精力，提高工作效率，还应在属于自己的工作过程中做精简。也就是说，只做那些非做不可的工作，而可做可不做的工作则应尽量排除，少做无效劳动。例如：汇报任务时，不必花费很多时间去背诵，以显示自己的记忆力；要减少头脑的储存负担，提高头脑的处理功能；有些汇报提前发给大家，这样就没有必要再在会上给大家读了，会上只对汇报内容进行讨论；打电话能办的事就不要写信，便条可以解决的就不要写长信；应该由下级提出的便让下级准备，不替下级思考问题；办事前做好准备，搞好沟通，减少不必要的扯皮和误工等等。对那些非做不可的工作项目，也要综合起来考虑，哪些先办，哪些后办；哪些要重点抓，哪些只要过问一下就可以了；哪些事要专门去办，哪些事可以合起来办；哪些事用整块时间办，哪些事可以用零碎时间办；哪些事必须按规定程序办，哪些事可以用简便易行的办法办等等。美国享有盛誉的管理专家伯纳姆在他的名著《提高生产率》中提出，领导在处理任何工作时，首先要问自己，这件事能不能取消？能不能与别的工作合并？能不能用更简便的东西代替？这样一来，工作头绪就大大减少了，时间就节省了，效率就提高了，这样工作，主动权也就掌控在自己的手里了，也就不至于总让其他人牵着鼻子走了。
◎不做无用功
编剧家西蒙决定是否将一个伟大的构想转化为剧本之前会问自己：“假如我要写这个剧本，每一页都尽量保持故事的原则性，而且，能让剧情和其中角色都发挥得淋漓尽致，那这个剧本该有多好呢？”如果答案是：“还不错，会是一个好剧本，但却不值得花费一两年时间。”西蒙当然不会去下笔。
但遗憾的是，大多数人往往走到生命的尽头时才开始问类似的问题。也许是因为年轻时并不了解，计划一旦开始，要花费时间才能够完成。时间专家葛里斯曼在一所大学担任系主任时，一个全国性机构邀请他在他们的年度会议上发表演讲，他凭主观认为是有关政治方面的题目，于是花费了相当多的时间和精力，但最终结果却令他非常失望和不满，出席会议的总共只有四个人。
在现代的职场里同样如此，大多数“头牛”只会从本部门的角度来说明目标。你需要了解这个新目标的所有相关事宜——你的工作任务、职责、重点、精力和时间安排，需要做何改变。举例来说：如果你是电话客服中心的员工，当上司大声提出创新目标时，你可能想：这将改变我处理客户来电的时间。如果单位的目标跟你的工作有关，你就得弄清楚它将如何影响你的工作方式，以及单位是否希望你改变工作的重心。除非已经对要改变的内容有所了解，否则决不去接受它。你应该问：要改变的内容对你而言有何意义？你应该负责哪一类的工作事项？这不是在拒绝工作，而是要求将工作的内容说清楚讲明白。这跟你在那傻等着领导给你分派工作清单是根本不相同的，你是在通过自己的脑袋进行思考。
这么问的目的在于试探接下来的步骤。若你只是问：“有十四项工作需要做，我该先做哪一项？”或者：“你可以帮我分析这个目标，告诉我这礼拜该做什么吗？”其实，你可以自行想办法。当然如果有别人正确指引你该把力气用在哪里，你就会少走弯路，不浪费时间和精力。所以，务必要搞清楚自己接下来应该做些什么事。这个问题有助于你了解组织的成功跟你有何关联：“好，我们要将客户满意度提升10％，能帮我了解该怎么做吗？我怎么知道我正朝着目标前进？可不可以指点我一下？我会听到客户不同的声音吗？我怎么知道自己是不是搞砸了？我当然想避免那种事发生，可以告诉我该注意哪些事情吗？”在你接受工作任务之前，你必须先弄清楚怎样才能更省力省时地完成工作任务，取得成功，而不只是以公司的衡量标准来看待成功。
生活中，不值得去做的事情真是太多了。同样的道理，你在职场里“混战”，不值得做的事情也不用去做，无利无益的事情做它又有什么用。那么，怎么才能识别它是否值得去做呢？
第一步，当自己的领导已经设定好新的工作目标，或告知你本单位里的新目标后，应该提出疑问：“新目标将会如何改变我目前的工作方法？”
第二步，如果对答案仍有疑问，那就再问五次为什么。接下来再问：“第一步我该怎么做？从哪里着手最好？”
第三步，当你明白自己的下一步工作内容后，紧接着你就要问：“我怎样才算达成目标？”或者：“我应该注意哪些事项，以确定自己有进展，而且命中目标？” |
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