沟通中“记录”必不可少

屈联西

  ■ 陈震

  经常听到一些朋友抱怨说：在我们公司，老板喜欢电话、口头交代任务。开会一向都是议会制，向来就是主题缺失。部门之间往来很多时候都是电话往来，整个团队的执行力十分低下。怎么改变这些问题呢？

  1.将所有口头决定尽可能书面化

  几年前，我的老板喜欢用口头交谈以及用电话沟通，我的做法是接到任务后能够要老板当场确认的，立即起草一个正式文件由老板确认，不能当场确认的，第一时间让老板确认。一来，可以正式得到老板确认内容，防止你执行了以后口说无凭；二来，也给老板一个反思的时间，思考一下，防止瞬间决策产生错误。

  2.尽量不接受其他部门的非书面语言沟通

  当企划部门承担很多其他部门需配合的事情，有电话的、有口头的、聊天室的信息，很多时候都容易产生遗漏、偏差，让深受困扰的该部门经理十分郁闷，后来，只接受正式的部门事务联络函，其他信息视为无效信息，果然，一段时间后，问题迎刃而解。

  3.做领导的人养成不随口承诺的习惯

  对于口头答应的东西，口说无凭，所以大家都养成习惯，一定要有正式的报告申请，得到正式的批复才执行，当然，为了提高决策效率，手机信息、邮件也可以作为批复凭证。通过这个方法，整个团队就可能形成好的工作习惯，起码在信息沟通这个领域，影响执行力的程度就大大降低。