ZaL. !g
“参加会议时，特别是看到与会者心不在焉的时候，我有时就会开始计算这些人来开会的人力成本。我估计，在我单位里的典型周会(五十人坐在标准的会议室里，看起来又无聊又焦虑)，一年大约要花17.7万美元，而且显然这种场景(在整个公司里)每天都会上演几百次。这不但耗费员工精力，也让人变得多疑而不相信别人。” E=>FjCsu<-
.ox8*OO<
很多会议都浪费了做其他事的机会。 %d?cP}V
13@|w1 /Z
这些感想，是某位申请参加乔治城大学会议引导(meeting facilitation)课程的人所说的，你是否觉得听起来很熟悉?确实如此，原因可参考以下这些关于开会的统计数字： * g 6n
qWO Ds
全球各个组织每年举行超过三十亿场会议。 _NMm/]mN /
~g5[$r-u-u
企业高阶主管约有40%～50%的工作时间(约等于每周23小时)在开会。 6"~P/ \jP
F;+|sMrq
参加会议的人有90%承认开会时不专心、胡思乱想。 ptU \[Tq
*T5!{
参加会议的人有73%承认开会时会做其他事情。 i70w rW#k
] =>F.GE
有25%的会议，会用来讨论其他不相干的议题。 &ge "x{,?
1`a5C.v
同时，如果开会开得好，就能推动团队或企业的重要事务进展顺利。那么该如何确保自己开的会很有成效，不会造成破坏? C!fMW+C@
\3pc "^W
方法就是运用“设计思维”(design thinking)。 /7}It$|nhy
[[;e)SoA
102 T~Gvp0r}h
让这个概念广受欢迎的，是设计公司IDEO创办人大卫·凯利(David Kelley)和斯坦福大学设计学院(d.school)。 U-R6xxPZ
设计思维原本用于设计实体物品，后来扩展到技术工具之类的其他产品，现在更应用来处理许多不同产业里的更复杂挑战。这个概念是把“使用者”放在体验的核心，这也适用于会议设计。 #MRMNL@
)pq;*~ IBI
第一步，把自己的专业和议题放在一边，先思考有哪些人会被你开的会所影响。要对这些人产生同理心，可以问下面三组问题： ,M^ P!
l]8D7(g
1、谁会出席这场会议?他们会有什么需求? m+ lvl
vSi.txV2
2、谁虽然不会出席，但仍会受到会议结论影响?他们又会有什么需求? 5 N#3a0)
X22[tqg;&
3、组织的文化及环境背景为何?有哪些整体挑战及机会? k + H 3Bq
:TJv=T'p'
积极去找将参与会议和将会被会议结论影响的人，和他们先聊一聊，最好是当面聊。就算与同样一批人固定开的会议，事先和每个人简单聊聊仍有助于建立信任、找出原本隐藏的议题，也可以让每位与会者觉得更受重视。 jO!y_Y]B
O"F_*
第二步是为会议设定架构。在好好倾听和观察之后，你应为会议设定主要目的，并清楚指出怎样的结果能够达成这个目的。我们建议自问：如果这次会议非常成功，结果应该会让与会者有什么感受、得知什么，以及会去做些什么? R}q>O 5O
r\/9X}y4z
把你想要的这些结果纳入议程之中，好让与会者知道为何要来开会，也能判断花这些时间开会是否有效率。 UFp,a0|
[%77bv85.G
根据我们的经验，大家做这些事情的时间多半不足。订出开会时间的时候，常常并没有清楚的开会目标，只是把时间空下来，结果就是本末倒置，只是觉得应该要开会而开会。就算是简短的会议，也该有清楚的目的(或许简短的会议更应如此)，并且清楚说明想要的结果。如此就能让大家保持专注，确保大家觉得花时间开会是值得的。 x
"^Xj]-
,u`B<heoLU
第三步，要以创意的方式设计会议。一旦知道要解决的核心问题是什么，也知道成功的结果可能是什么样子之后，就该设定议程。人们往往等到最后才整理出议程，甚至根本没有提出议程。 {
S3ZeN,kZ
$`)/0{qY-
我们把会议的设计和执行，比喻为导航程序Waze：哪一条路可以最快、最安全、最有效地带你到达目的地? vTlwRG=5
L#+ q]j+
前述的第一步，也就是好好和与会者沟通，是要了解该走向哪里(海滩、城市、还是山上?)。第二步则是要找出理想的目的地(明确的地址和地点)。接下来的第三步是关于路线。我们要尽快抵达目的地吗?有没有必要绕路?哪条路的风景最美?有没有哪条路已经走了太多次，或许该换一条?你的团队有什么需要注意的(就像是有哪些道路坑洞或是塞车)?
0tEYU:Qu
J"=vE=
在这个阶段，我们鼓励大家轻松玩一下，暂时先别考虑现实，先绕过他们最初想到的那些“最习惯采用”的想法。如何让开会变得有趣一点?用出人意料的方式来开场和散会?运用影片、图片、诗歌、音乐来激发想法?制造机会让个人分享想法、彼此建立关系?虽然乍听好像太轻松随意，但这其实非常重要。开会不只提供机会来完成某些事，也可用来打造正向的团队文化。 ^yyC
[Mz
wtH?
[>S;)
最后，试行你的计划，就像产品设计师会先让使用者试用产品原型。以开会来说，可能就是订出议程草稿，先让与会者看过。他们的回应能让你对他们产生更多同理心，建构新的问题，让会议设计更有创意，也能提升实际开会时成功的可能性。 t.`@{R$hoA
`bZ/haU}A
曾运用这个设计流程来设计会议的人告诉我们，这么做大幅提高了会议的成效，还改善了公司同事对开会的态度。 fjs
[f'L
f"qg a/
流程的每一个阶段都有好处。了解与会者的想法，会让他们觉得别人有听取他们的意见，也确保会议领导人和与会者有连结。设定会议架构，能让会议领导人确保每一场会议都有清楚的目标。发挥想像力，就能让会议设计更具创意和实验性质。最后的打造原型做法可以十分简单，像是问几个人对你规划的会议有何想法，这么做能让人觉得受到重视、在会议上更能担起责任，也会花更多心力让会议成功。 6WU(%
%<an9WMF
每一场会议都这么做，看来似乎很麻烦，但多做几次之后，你就能学会如何越来越快进行这整个流程，也会发现，事前花的一点时间，可以让未来省下许多时间。这样一来，需要开的会议会变少，而仍然要开的会议，会变得更有效率，有时还会很有趣。 *Df,Ijh $
\E% 'Y
(作者玛雅·伯恩斯坦是创新、领导和创意独立顾问，任教于乔治城大学转型领导研究所。)
