时间宝贵,但很多人却把1/4的时间浪费在不必要的事情上,费力气做无用功;而优秀的管理者则懂得合理管理时间,精简工作量的同时将一切打理得井井有条。 XK@E;Rv
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大胆减少你的工作,现代管理学之父——彼得·德鲁克认为,这是有效管理时间的第一步。 KRRdXx\~
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关于知识工作者任务的讨论,一般都从如何做计划说起,这样看来很合乎逻辑。可惜的是,知识工作者的工作计划很少有能够真正发生作用的。计划通常只是纸上谈兵,或只是良好的意愿而已,很少能够真正实现。 oAeUvmh
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根据我的观察,有效的知识工作者并不是一开始就着手工作,他们往往会从时间安排上着手。 0IBSRFt$g&
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他们并不以计划为起点,认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点。 aeM+ d`f
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然后,他们管理自己的时间,减少非生产性工作所占用的时间。最后,再将“可自由运用的时间”,由零星的集中成大块连续性的时段。这3个步骤是知识工作者实现有效性的基础: ?NsW|w_
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记录时间 ;h
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管理时间 z46~@y%k
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统一安排时间 }|NCboM^_
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有效的管理者知道,时间是一项限制因素。任何生产过程的产出量,都会受到最稀有资源的制约。而在我们称之为“工作成就”的生产过程里,最稀有的资源就是时间。 e6$W Qd`O
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如何诊断自己的时间 ?%[@Qb=2
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要了解时间是怎样耗用的,从而合理管理时间,我们必须先记录时间。这个道理其实我们几十年前就已经明白了。 W[e$>yK
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早在20世纪初期的科学管理时代,我们就已经知道了记录工作时间,不过那是以体力劳动为对象,不论是有技能的还是没有技能的,那时只是记录一项具体的手工活动所花费的时间。 v PG},m~-
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时至今日,几乎所有国家在工业管理上都学会了这种方法。但这种方法,我们却一直应用在时间因素并不太重要的工作上。在那些工作中,时间的利用和浪费,充其量只会对效率和成本稍有影响而已。 c<Tf
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而在某些越来越重要的工作领域,我们却没有应用这种方法,尤其是那些时间因素特别重要的知识工作,特别是管理者的工作。要知道只有在这些方面,时间的运用与浪费才是直接关系到有效性和成果的。 y766;
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所以,要提高管理者的有效性,第一步就是记录其时间耗用的实际情况。时间记录的具体方法,我们在此不必赘述。 .}~_a76
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事实上许多管理者都备有一本小册子,他们对自己所耗用的时间都有记录。其他人,像公司的董事长,请他们的秘书代为记录。更重要的是,必须在处理某一工作的“当时”立即加以记录,而不能事后凭记忆补记。 je=a/Y=%U{
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许多有效的管理者都经常保持这样的一份时间记录,每月定期拿出来检讨。至少,有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段,每天记录,一年内记录两三个时段。 BpPy&
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有了时间耗用的记录样本,他们便能自行检讨了。半年之后,他们都会发现自己的时间耗用得很乱,并浪费在种种无谓的小事上。 h
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经过练习,他们在时间的利用上必有进步。但是管理时间必须持之以恒,才能避免再回到浪费的状态上去。 #c.K/&Gc7j
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因此,第二步就是要做有系统的时间管理。我们先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来,尽可能将这类活动从时间表上排除出去。要做到这一步,可以试问自己下列几个诊断性的问题。 w%jII{@,
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1. 首先要找出什么事根本不必做,然后取消这些工作 1K50Z.o&@
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